Kennen Sie das? Bestimmte Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sind so wertvoll, dass der Gedanke an ihren Ausfall oder Weggang Ihnen schlaflose Nächte bereitet.
Für mittelständische Unternehmen mit begrenzten Ressourcen ist diese Abhängigkeit von Schlüsselpersonen ("Key Playern") nicht nur ein personelles, sondern ein existenzielles Risiko. Die Konzentration von Know-how, Kundenbeziehungen und Prozesswissen auf wenige Schultern macht Sie verwundbar – besonders in Zeiten eines angespannten Arbeitsmarktes.
Warum das Thema jetzt dringlicher ist denn je
- Die Fluktuationsrate im Mittelstand steigt
- Spezialwissen wird in vielen Branchen zum raren Gut
- Die jüngere Generation wechselt häufiger den Arbeitgeber
- Unvorhersehbare Ausfälle (wie während der Pandemie erlebt) können jederzeit eintreten
Drei Ansätze zur Reduzierung Ihrer Key Player-Abhängigkeit
1Wissen systematisch sichern und verteilen
Die meisten Unternehmen haben kein Wissensproblem, sondern ein Wissenstransferproblem.
Praktische Umsetzung:
- Erstellen Sie für jeden Key Player einen konkreten "Knowledge Transition Plan"
- Führen Sie regelmäßige interne Wissens-Workshops durch
- Nutzen Sie digitale Tools zur Dokumentation impliziten Wissens (z.B. Screencast-Videos)
- Implementieren Sie ein Tandem-Prinzip für kritische Funktionen
2Kritische Kenntnisse in Prozesse überführen
Machen Sie personengebundenes Wissen zu strukturiertem Unternehmenswissen.
Praktische Umsetzung:
- Identifizieren Sie, welche Aufgaben Ihrer Key Player standardisierbar sind
- Erstellen Sie klare Prozessbeschreibungen für diese Aufgaben
- Automatisieren Sie, wo es sinnvoll ist (z.B. mit Low-Code/No-Code)
- Entwickeln Sie Checklisten, die auch Einsteiger durch komplexe Prozesse führen
3Attraktivität für Key Player strategisch steigern
Binden Sie Ihre Schlüsselpersonen stärker an Ihr Unternehmen.
Praktische Umsetzung:
- Führen Sie offene Gespräche über Karrierevorstellungen und Entwicklungswünsche
- Schaffen Sie individuelle Entwicklungsmöglichkeiten (Fachkarriere, Projekte)
- Entwickeln Sie ein individuelles Retention-Konzept für jeden Key Player
- Bieten Sie bei Bedarf flexible Arbeitszeitmodelle oder projektbezogene Kooperationen an
Ein vierter, oft übersehener Ansatz: Strategische Talentgewinnung
Während Sie intern Abhängigkeiten reduzieren, sollten Sie parallel den externen Talentzugang stärken:
Talentpipeline aufbauen
- Bauen Sie kontinuierlich einen Talent-Pool für kritische Positionen auf
- Pflegen Sie Ihr Netzwerk zu passiven Kandidaten, auch wenn aktuell kein Bedarf besteht
- Nutzen Sie moderne Recruiting-Tools, die speziell auf mittelständische Anforderungen zugeschnitten sind
- Entwickeln Sie einen "Emergency Hiring Plan" für plötzliche Ausfälle
Ihre nächsten Schritte
- Identifizieren Sie Ihre Top 3 Key Player und bewerten Sie das tatsächliche Risiko.
- Beginnen Sie noch diese Woche mit der Dokumentation von einer kritischen Tätigkeit pro Key Player.
- Planen Sie ein offenes Gespräch mit jedem Ihrer Schlüsselmitarbeiter über deren berufliche Ziele.
- Prüfen Sie, welche Aufgaben durch Automatisierung oder externe Dienstleister (wie Umynd) unterstützt werden können.
Die wirkungsvollste Strategie gegen Key Player-Abhängigkeit ist nicht die Reaktion auf den Ernstfall, sondern die proaktive Risikominimierung im Alltag.
Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen mit der Abhängigkeit von Schlüsselpersonen um? Teilen Sie Ihre Erfahrungen gerne mit uns!